Director, Project Management Office

Location: Montreal - Quebec
Job Category: Project Management and Business Analysis

Description

Job Title:

Director Project Management Office

Reports to (title):

Lead,
Operations Effectiveness, Planning & Execution

Department/Group:

Project Management Office

Position Type:

Full-time

Summary of Position Description

The Director, PMO is accountable for project management performance at the regional level for Aimia Canada.  That includes supporting the successful implementation of project and program/portfolio management in multiple internal and client projects/programs across the business on time and on budget. The continuous improvement on standards, methodology, tools, best practise are essential to the success and the ongoing adoption of best practices is a key expectation

 

The candidate will work closely and cross-functionally with all Aimia Canada departments to ensure stakeholder requirements are effectively captured, prioritized, managed and met.

Roles and Responsibilities 

PMO Roles & Responsibilities:

  • Manage a team of 20+ project managers and project control officers supporting over 30 concurrent projects and $30 million of approved financial commitments for both commercial and technology projects across Aimia Canada
  • Develop and implement a Project Management Methodology that can be flexible for any lines of business in Canadian region
  • Responsible for continuous improvement of processes and methodologies used in fulfilling responsibilities; contributes to refinement of project, program and portfolio management methodologies
  • Develop best practices, techniques, and tools for project planning, execution, project management, milestone/deliverable tracking, communication, and key performance metrics to improve processes and initiatives
  • Build strong knowledge of our diverse business model and relationships with key stakeholders to effectively assess and recommend project focus and commitment with strong business outcomes
  • Ensure strong liaison between external clients and internal business owners
  • Provide metrics and executive reports to measure and demonstrate project/program health, leveraging data for strategic decision making
  • Facilitate the resolution of project, program and portfolio escalations with senior management as necessary
  • Manage the PMO  budget and resource allocation
  • Identifies, attracts, hires and develops strong managers and project managers to support the PMO and the business

Qualifications and Education Requirements:    

  • BS or BA degree in business or Engineering or related field, MBA or other executive certificate would be an asset
  • Must be Bilingual in English/French (both written and oral)
  • Minimum ten (10) years of related work experience in project management and minimum seven (7) years people management with specific experience on large-scale and complex projects
  • Minimum of five years’ experience of Program/Portfolio management in a complex environment and multi-disciplinary environment with a proven track record of successful program implementations
  • Must have strong business acumen
  • Must have strong understanding of system development life cycle
  • Practical experience consolidating different project management methodologies, processes and tools into one standard practice and regionalize the recommendation
  • Demonstrated experience in strong leadership, coaching and mentoring skills
  • Possesses analytical, conceptual and problem solving skills to evaluate business problems and deliver effective solutions
  • Excellent oral and written presentation and communication skills
  • Demonstrated success in leading change management initiatives with successful outcomes
  • Strong negotiation skills required
  • Experience working in a professional services and marketing organization
  • Demonstrated ability to manage remote team and stakeholders in different cities
  • Travel is required between Montreal and Toronto on a regular bi-weekly basis

Titre du poste :

Directeur, Bureau de gestion des projets

Supérieur (titre) :

Chef, Efficacité des opérations, Planification et exécution

Service/équipe :

Bureau de gestion des projets

Type de poste :

Temps plein

Aperçu du poste

Le directeur, Bureau de gestion des projets est responsable de l’efficacité de la gestion des projets à l’échelle régionale pour Aimia au Canada. Il doit notamment assurer la bonne mise en œuvre des projets et la gestion efficace des différents programmes et portefeuilles de l’entreprise et de clients externes, et ce, en respectant l’échéancier et le budget prévus. En outre, il doit travailler à l’amélioration continue des normes, des méthodes, des outils et des pratiques, un élément essentiel de l’intégration réussie et durable des pratiques exemplaires.

 

Le candidat travaillera en étroite collaboration avec tous les services d’Aimia au Canada afin que les exigences des intervenants soient bien comprises, mises de l’avant, traitées et respectées.

Rôles et responsabilités

Le directeur, Bureau de gestion des projets doit :

  • gérer une équipe composée de plus de 20 gestionnaires de projets et agents de contrôle de projets travaillant sur plus de 30 projets à la fois, de même que des engagements financiers approuvés de l’ordre de 30 millions de dollars pour les projets commerciaux et technologiques d’Aimia au Canada;
  • élaborer et mettre en œuvre une méthode de gestion de projets assez souple pour répondre aux besoins de tous les secteurs de l’entreprise au Canada;
  • assurer l’amélioration continue des processus et des méthodes utilisées pour remplir les diverses responsabilités, et contribuer à peaufiner les méthodes de gestion des projets, programmes et portefeuilles;
  • élaborer des outils, des techniques et des pratiques exemplaires pour la communication, le suivi des livrables et des jalons ainsi que la planification, la gestion et l’exécution des projets, et établir des indicateurs clés du rendement, le tout afin d’améliorer les processus et les initiatives;
  • développer une solide connaissance du modèle d’affaires complexe de l’entreprise et de ses relations avec les intervenants clés, pour ensuite mieux évaluer les situations et donner une orientation et un mandat aux projets qui auront des résultats positifs;
  • entretenir des liens forts entre les clients externes et les chefs de service à l’interne;
  • déterminer des indicateurs et produire des rapports à l’intention de la direction qui permettront d’évaluer et de démontrer la santé des projets et des programmes, puis mettre ces données à profit afin de prendre des décisions stratégiques;
  • faciliter la résolution de litiges associés aux projets, programmes et portefeuilles, en faisant appel à la haute direction au besoin;
  • gérer le budget du bureau de gestion des projets et l’attribution des ressources;
  • dénicher, convaincre, embaucher et former de solides gestionnaires, notamment de projets, pour appuyer le bureau et l’entreprise.

Compétences et formation requises

  • Baccalauréat ès arts ou sciences dans le domaine des affaires, du génie ou un domaine connexe, MBA ou autre diplôme en administration, un atout.
  • Au moins dix (10) ans d’expérience dans le domaine de la gestion de projets et au moins sept (7) ans dans celui de la gestion de personnel, avec une expérience concrète des projets complexes et d’envergure.
  • Au moins cinq (5) ans d’expérience en gestion de programmes et de portefeuilles dans un environnement complexe et multidisciplinaire, et capacité avérée pour la mise en œuvre de programmes.
  • Excellent sens des affaires.
  • Solide compréhension du cycle de vie du développement des systèmes.
  • Expérience concrète de l’utilisation combinée d’outils, de processus et de méthodes de gestion de projets pour créer une grande pratique normalisée et la mettre en place à l’échelle régionale.
  • Aptitudes avérées de leadership, de mentorat et de formation.
  • Capacité d’analyse, de conceptualisation et de résolution permettant d’évaluer les problèmes de l’entreprise et de trouver des solutions efficaces.
  • Excellente capacité à faire des présentations et à communiquer à l’oral et à l’écrit.
  • Aptitude avérée à diriger des initiatives de gestion du changement ayant des résultats positifs.
  • Excellente aptitude pour la négociation.
  • Expérience de travail dans une organisation professionnelle de services et de marketing.
  • Capacité avérée à gérer à distance des équipes et des intervenants situés dans différentes villes.
  • Disposition à voyager de Montréal à Toronto toutes les deux semaines.

 





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